Un employeur privé suisse peut traiter les informations de santé nécessaires pour vérifier l’aptitude au poste ou exécuter le contrat de travail. Il peut par exemple avoir besoin du degré d’incapacité, de sa durée et des limitations fonctionnelles utiles à la reprise. Le diagnostic, le traitement et les résultats d’examens relèvent du dossier médical.
Quelles informations l’employeur peut-il demander ?
L’article 328b du Code des obligations limite le traitement aux données qui concernent l’aptitude à remplir l’emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) précise que l’employeur doit pouvoir justifier les données qu’il traite et en limiter l’usage. Les données de santé sont des données sensibles.
- Pour organiser une absence : la période couverte et le degré d’incapacité. Une indication maladie ou accident peut être utile selon la démarche à effectuer.
- Pour préparer une reprise : la capacité de travail restante, la présence envisageable et les limitations concrètes qui déterminent les tâches compatibles.
- Pour un poste qui exige une appréciation d’aptitude : la conclusion du médecin relative au poste, avec les réserves fonctionnelles pertinentes.
Exemple : pour organiser la reprise en logistique, demandez si la préparation des commandes est possible et dans quelles conditions. La demande peut se limiter aux gestes possibles et à la durée de l’ajustement. Le diagnostic, les médicaments et les résultats d’imagerie restent dans le circuit médical.
Que peut-on noter dans le dossier du personnel ?
Consignez l’information utile à la décision, par exemple la durée d’un aménagement et la prochaine date de réexamen. Selon le besoin, un certificat médical conforme ou une conclusion d’aptitude peut figurer dans le dossier du personnel. Le PFPDT décrit les documents admissibles et les règles d’accès au dossier RH. Limitez l’accès aux personnes habilitées. Notre exemple de compte rendu destiné aux RH montre comment formuler les restrictions et l’échéance de suivi. Pour organiser le service, le responsable de proximité a généralement besoin de connaître le planning et les tâches convenues.
Si un document contenant un diagnostic ou un résultat clinique arrive par erreur, évitez de le copier dans le dossier RH ou de le transmettre à la hiérarchie. Limitez l’accès et faites traiter le document par le référent chargé de la protection des données. Demandez, si nécessaire, un certificat limité aux renseignements professionnels admissibles. Le SECO précise le contenu du certificat destiné à l’employeur.
Combien de temps peut-on conserver ces informations ?
Prévoyez une durée liée à la finalité du document et réexaminez les accès lorsque l’aménagement prend fin. L’article 6 de la loi fédérale sur la protection des données prévoit la destruction ou l’anonymisation lorsque les données ne sont plus nécessaires à leur finalité. Une obligation légale ou un litige en cours peut justifier de conserver certains éléments. Fixez la durée en fonction de la catégorie et du motif, selon les indications du PFPDT.
Notre prestation de gestion des absences et de care management aide à organiser les échanges et le retour au travail. Retrouvez aussi notre guide sur les rôles des RH, des managers et de la santé au travail.