Une intervention de médecine du travail doit distinguer les informations nécessaires à l’organisation de l’entreprise et celles qui relèvent du dossier médical. Définir les destinataires, les canaux et les documents dès la préparation permet aux RH de travailler avec les informations pertinentes pour leur rôle.
La question se pose lors d’une campagne d’examens, d’un suivi d’absence ou d’une reprise. Le fait qu’une entreprise organise une démarche ne signifie pas que toutes les personnes qui participent à sa logistique doivent connaître les informations de santé.
Le secret médical s’applique aussi dans l’entreprise
Le PFPDT rappelle dans sa FAQ que le médecin d’entreprise est tenu au secret médical, y compris envers l’employeur. La communication de données répond à un cadre précis ; un accord général ne doit pas être interprété comme une permission illimitée de partager un dossier.
Pour chaque démarche, faites préciser les informations qui peuvent être communiquées, à qui et dans quel but. Les règles et les conclusions pertinentes dépendent du contexte de l’examen et de la situation.
Préparer trois circuits d’information distincts
Une organisation pratique consiste à distinguer :
- Les rendez-vous : créneau, lieu, présence et demande de reprogrammation.
- Le contexte professionnel : tâches, horaires, contraintes et aménagements réellement possibles.
- Les informations médicales : échanges confidentiels entre la personne et les professionnels compétents.
Cette distinction aide à choisir le destinataire d’un message. Un responsable de planning peut avoir besoin de savoir qu’un créneau doit être modifié sans en connaître le motif médical.
Vérifier l’utilité d’un document avant de le transmettre
Demandez-vous quelle décision le document doit permettre de préparer et qui est chargé de cette décision. Si le besoin est une précision sur les tâches envisageables, formulez cette question plutôt que de demander l’ensemble du dossier de santé.
Le dossier du PFPDT sur le traitement des données par l’employeur précise notamment le principe de proportionnalité et le cadre des rapports de travail de droit privé. Les dispositions propres à chaque employeur doivent être prises en compte.
Organiser les échanges entre intervenants
Désignez les interlocuteurs et convenez des canaux appropriés avec l’équipe de santé. Évitez les destinataires ajoutés par habitude aux messages et les pièces jointes reprises automatiquement dans une chaîne de courriels. En cas de doute sur un partage, faites préciser le cadre avant l’envoi.
Un compte rendu d’organisation peut reprendre les actions et leurs responsables sans détailler les échanges médicaux. Pour une reprise, prévoyez également ce qui sera communiqué à l’équipe de travail, avec un contenu limité à ce qui est nécessaire à son fonctionnement.
Informer les collaborateurs sur le déroulement
Expliquez à qui poser une question administrative et comment joindre le professionnel pour une question confidentielle. Avant une campagne, vérifiez que les formulaires d’inscription et les consignes respectent les circuits convenus. Une personne ne devrait pas devoir exposer son état de santé au responsable de planning pour comprendre le rendez-vous.